Hóa đơn điện tử (e-invoice) đã trở thành công cụ quan trọng trong hoạt động kinh doanh tại Việt Nam, đặc biệt kể từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định bắt buộc sử dụng từ ngày 1/7/2022. Một trong những khía cạnh quan trọng của việc sử dụng hóa đơn điện tử là lưu trữ, đảm bảo tuân thủ pháp luật, dễ dàng tra cứu, và bảo mật thông tin. Bài viết này sẽ giới thiệu chi tiết cách hóa đơn điện tử được lưu trữ, bao gồm quy định pháp luật, các phương pháp lưu trữ, lợi ích, ví dụ thực tế, và các lưu ý cần thiết để doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, và hộ kinh doanh áp dụng hiệu quả.
1. Hóa Đơn Điện Tử Là Gì?
1.1. Định Nghĩa
Hóa đơn điện tử là hóa đơn được lập, gửi, nhận, và lưu trữ
dưới dạng dữ liệu điện tử, thay thế hóa đơn giấy truyền thống. Theo Luật Quản
lý thuế số 38/2019/QH14 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử là tài
liệu số có giá trị pháp lý, chứa thông tin về giao dịch mua bán hàng hóa hoặc
cung ứng dịch vụ, được ký điện tử bởi bên bán và tích hợp với hệ thống của Tổng
cục Thuế.
1.2. Đặc Điểm Của Hóa Đơn Điện Tử
Định dạng số: Lưu dưới dạng file XML (đáp ứng chuẩn kỹ thuật của Tổng
cục Thuế) và thường kèm file PDF để hiển thị.
Chữ ký số: Có chữ ký điện tử, đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn dữ
liệu.
Mã cơ quan thuế: Có thể có mã (được cấp khi đăng ký) hoặc không có mã (do
doanh nghiệp tự phát hành).
Lưu trữ điện tử: Lưu trên hệ thống đám mây, máy chủ, hoặc ổ cứng, thay vì
tủ hồ sơ vật lý.
Tích hợp hệ thống thuế: Kết nối với Cổng thông tin điện tử
của Tổng cục Thuế (etax.gov.vn) để tra cứu và báo cáo.
Ví dụ thực tế: Một siêu thị tại Hà Nội sử dụng phần mềm MISA để phát hành
hóa đơn điện tử, lưu file XML trên đám mây, và gửi file PDF cho khách qua
email.
1.3. Phân Loại Hóa Đơn Điện Tử
Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) điện tử: Dành cho doanh nghiệp kê khai thuế
theo phương pháp khấu trừ, chứa thông tin thuế suất và VAT.
Hóa đơn bán hàng điện tử: Dành cho doanh nghiệp, hộ kinh
doanh theo phương pháp trực tiếp, không kê khai VAT.
Ví dụ thực tế: Một công ty sản xuất tại TP.HCM lưu trữ hóa đơn VAT điện
tử trên máy chủ, trong khi một tiệm tạp hóa tại Đà Nẵng lưu hóa đơn bán hàng
điện tử trên Google Drive.
1.4. Tầm Quan Trọng Của Lưu Trữ Hóa
Đơn Điện Tử
Lưu trữ hóa đơn điện tử đúng cách đảm bảo:
Tuân thủ pháp luật: Đáp ứng yêu cầu lưu trữ tối thiểu 10 năm theo Nghị định
123/2020.
Dễ dàng tra cứu: Hỗ trợ kiểm tra, đối chiếu khi cơ quan thuế yêu cầu.
Bảo mật thông tin: Ngăn chặn mất mát, hư hỏng, hoặc rò rỉ dữ liệu.
Tiết kiệm chi phí: Loại bỏ nhu cầu lưu trữ vật lý, giảm chi phí tủ hồ sơ và
nhân sự.
Ví dụ thực tế: Một công ty tại Cần Thơ lưu trữ hóa đơn điện tử trên đám
mây, tiết kiệm 3 triệu VNĐ/năm chi phí lưu trữ vật lý và tra cứu hóa đơn trong
1 phút.
2. Quy Định Pháp Luật Về Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử
2.1. Cơ Sở Pháp Lý
Lưu trữ hóa đơn điện tử tại Việt Nam được quản lý bởi các
văn bản pháp luật sau:
Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14: Quy định hóa đơn điện tử phải được
lưu trữ để phục vụ kiểm tra, đối chiếu.
Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Yêu cầu lưu trữ hóa đơn điện tử
tối thiểu 10 năm, kể từ ngày phát hành.
Thông tư 78/2021/TT-BTC: Hướng dẫn chi tiết về định dạng,
nội dung, và phương pháp lưu trữ hóa đơn điện tử.
Nghị định 119/2018/NĐ-CP: Đặt nền móng cho việc lưu trữ điện
tử trong chuyển đổi số.
Ví dụ thực tế: Một doanh nghiệp tại Nha Trang tuân thủ Nghị định 123/2020,
lưu trữ hóa đơn điện tử trên hệ thống VNPT trong 10 năm, đáp ứng yêu cầu kiểm
tra của cơ quan thuế.
2.2. Yêu Cầu Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử
Theo quy định, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ theo các
tiêu chí sau:
Thời gian lưu trữ: Tối thiểu 10 năm, kể từ ngày phát hành, để phục vụ kiểm
tra thuế và đối chiếu giao dịch.
Định dạng lưu trữ: File XML (bắt buộc, chứa dữ liệu gốc) và file PDF (khuyến
khích, để hiển thị).
Tính toàn vẹn: Dữ liệu không được chỉnh sửa, đảm bảo giữ nguyên nội dung
và chữ ký số.
Khả năng truy xuất: Có thể tra cứu, xuất trình ngay khi cơ quan thuế yêu cầu,
trong vòng 24-48 giờ.
Bảo mật:
Ngăn chặn truy cập trái phép, rò rỉ thông tin khách hàng hoặc giao dịch.
2.3. Trách Nhiệm Lưu Trữ
Bên bán:
Chịu trách nhiệm lưu trữ hóa đơn điện tử đã phát hành, bao gồm cả bản gốc (XML)
và bản thể hiện (PDF).
Bên mua:
Lưu trữ hóa đơn nhận được (nếu là doanh nghiệp kê khai thuế VAT) để đối chiếu
và kê khai thuế.
Nhà cung cấp phần mềm: Hỗ trợ lưu trữ hóa đơn trên hệ thống của họ, đảm bảo tuân
thủ quy định pháp luật.
Ví dụ thực tế: Một công ty tại Hà Nội lưu trữ hóa đơn trên hệ thống MISA,
trong khi khách hàng của họ lưu file PDF trên máy tính để kê khai thuế.
2.4. Hình Phạt Nếu Không Lưu Trữ
Đúng Quy Định
Không lưu trữ hóa đơn hoặc lưu không đủ thời gian: Phạt 4-8
triệu VNĐ (Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
Không cung cấp hóa đơn khi cơ quan thuế yêu cầu: Phạt 10-20
triệu VNĐ.
Lưu trữ hóa đơn giả hoặc không đảm bảo toàn vẹn: Phạt 20-50
triệu VNĐ và truy thu thuế.
Ví dụ thực tế: Một cửa hàng tại Đà Lạt bị phạt 5 triệu VNĐ vì không lưu
trữ hóa đơn điện tử đủ 10 năm, sau đó chuyển sang sử dụng hệ thống VNPT để
tránh tái phạm.
3. Các Phương Pháp Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử
Hóa đơn điện tử có thể được lưu trữ bằng nhiều phương pháp,
tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp, ngân sách, và yêu cầu kỹ thuật. Dưới đây là
các phương pháp phổ biến.
3.1. Lưu Trữ Trên Hệ Thống Của Nhà
Cung Cấp Phần Mềm
Tổng Quan
Hầu hết các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử (MISA,
VNPT, Viettel, BKAV) cung cấp dịch vụ lưu trữ trên đám mây, tích hợp với hệ
thống của Tổng cục Thuế.
Lợi Ích
- Tiện lợi: Hóa đơn tự động lưu trữ sau khi phát hành, không cần thao
tác thủ công.
- Bảo mật cao: Sử dụng mã hóa và tường lửa, ngăn chặn truy cập trái phép.
- Tích hợp thuế: Dễ dàng xuất dữ liệu khi cơ quan thuế yêu cầu.
- Hỗ trợ kỹ thuật: Nhà cung cấp hỗ trợ khôi phục dữ liệu nếu xảy ra sự cố.
Cách Thực Hiện
1. Ký hợp đồng với nhà cung cấp (giá 1-5 triệu VNĐ/năm, bao
gồm lưu trữ).
2. Phát hành hóa đơn qua phần mềm, hệ thống tự động lưu file
XML và PDF.
3. Truy cập cổng quản lý của nhà cung cấp (qua website hoặc
ứng dụng) để tra cứu hóa đơn.
Chi Phí
- Miễn phí lưu trữ cơ bản (bao gồm trong gói phần mềm).
- Gói nâng cao (dung lượng lớn): 500.000-2 triệu VNĐ/năm.
Ví dụ Thực Tế
Một công ty tại TP.HCM sử dụng VNPT, lưu trữ 10.000 hóa
đơn/năm trên đám mây, tra cứu hóa đơn trong 30 giây khi cơ quan thuế yêu cầu.
3.2. Lưu Trữ Trên Máy Chủ Nội Bộ Của
Doanh Nghiệp
Tổng Quan
Doanh nghiệp lớn hoặc có yêu cầu bảo mật cao có thể lưu trữ
hóa đơn trên máy chủ nội bộ (server) tại công ty.
Lợi Ích
- Kiểm soát hoàn toàn: Doanh nghiệp tự quản lý dữ liệu, không phụ thuộc nhà cung
cấp.
- Tùy chỉnh: Tích hợp với hệ thống ERP (SAP, Oracle) để quản lý hóa đơn
và tài chính.
- Bảo mật nội bộ: Phù hợp cho ngành nhạy cảm như ngân hàng, y tế.
Cách Thực Hiện
1. Mua máy chủ (giá 10-50 triệu VNĐ, tùy cấu hình).
2. Cài đặt phần mềm quản lý hóa đơn (giá 2-5 triệu VNĐ).
3. Sao lưu hóa đơn từ phần mềm phát hành (file XML, PDF) vào
máy chủ.
4. Thiết lập hệ thống bảo mật (tường lửa, mã hóa) và sao lưu
định kỳ.
Chi Phí
- Máy chủ: 10-50 triệu VNĐ.
- Phần mềm quản lý: 2-5 triệu VNĐ.
- Bảo trì: 1-3 triệu VNĐ/năm.
Ví dụ Thực Tế
Một nhà máy tại Đà Nẵng lưu trữ 50.000 hóa đơn/năm trên máy
chủ nội bộ, tích hợp với SAP, đảm bảo bảo mật và tra cứu nhanh.
3.3. Lưu Trữ Trên Ổ Cứng Hoặc Thiết
Bị Ngoại Vi
Tổng Quan
Doanh nghiệp nhỏ hoặc hộ kinh doanh có thể lưu hóa đơn trên
ổ cứng, USB, hoặc ổ SSD để tiết kiệm chi phí.
Lợi Ích
- Chi phí thấp: Chỉ cần mua ổ cứng (giá 500.000-2 triệu VNĐ).
- Dễ sử dụng: Sao chép file XML và PDF từ phần mềm phát hành.
- Linh hoạt: Mang theo hoặc cất giữ ở nơi an toàn.
Cách Thực Hiện
1. Mua ổ cứng hoặc USB (dung lượng 500GB-1TB, giá 500.000-2
triệu VNĐ).
2. Tải file XML và PDF từ phần mềm phát hành về máy tính.
3. Sao chép file vào ổ cứng, phân loại theo tháng/năm.
4. Cất giữ ổ cứng ở nơi an toàn (két sắt, văn phòng).
Chi Phí
- Ổ cứng/USB: 500.000-2 triệu VNĐ.
- Không có chi phí bảo trì.
Ví dụ Thực Tế
Một tiệm tạp hóa tại Cần Thơ lưu trữ 1.000 hóa đơn/năm trên
ổ cứng 1TB, sao lưu hàng tháng, tiết kiệm 1 triệu VNĐ/năm so với lưu trữ giấy.
3.4. Lưu Trữ Trên Dịch Vụ Đám Mây Cá
Nhân
Tổng Quan
Doanh nghiệp có thể sử dụng các dịch vụ đám mây như Google
Drive, Dropbox, hoặc OneDrive để lưu trữ hóa đơn, phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ
hoặc hộ kinh doanh.
Lợi Ích
- Chi phí thấp: Miễn phí cho dung lượng nhỏ (15GB trên Google Drive).
- Truy cập mọi nơi: Tra cứu hóa đơn từ bất kỳ thiết bị nào có internet.
- Dễ chia sẻ: Gửi hóa đơn cho kế toán hoặc cơ quan thuế qua link.
Cách Thực Hiện
1. Đăng ký tài khoản Google Drive, Dropbox, hoặc OneDrive
(miễn phí hoặc 100.000-500.000 VNĐ/năm cho gói trả phí).
2. Tải file XML và PDF từ phần mềm phát hành.
3. Tạo thư mục theo tháng/năm, tải file lên đám mây.
4. Thiết lập mật khẩu và quyền truy cập để bảo mật.
Chi Phí
- Miễn phí (dung lượng nhỏ).
- Gói trả phí: 100.000-500.000 VNĐ/năm (100GB-1TB).
Ví dụ Thực Tế
Một quán cà phê tại Nha Trang lưu trữ 2.000 hóa đơn/năm trên
Google Drive, truy cập dễ dàng từ điện thoại, tiết kiệm chi phí lưu trữ vật lý.
3.5. Lưu Trữ Kết Hợp
Tổng Quan
Nhiều doanh nghiệp kết hợp các phương pháp trên để tăng độ
an toàn và tiện lợi, ví dụ: lưu chính trên đám mây của nhà cung cấp và sao lưu
trên ổ cứng.
Lợi Ích
- An toàn cao: Giảm rủi ro mất dữ liệu do sự cố kỹ thuật.
- Linh hoạt: Kết hợp ưu điểm của các phương pháp (tốc độ, chi phí, bảo
mật).
- Dễ quản lý: Phù hợp cho doanh nghiệp có lượng hóa đơn lớn.
Cách Thực Hiện
1. Lưu chính trên hệ thống nhà cung cấp (VNPT, MISA).
2. Sao lưu định kỳ (hàng tháng) trên ổ cứng hoặc Google
Drive.
3. Kiểm tra dữ liệu hàng quý để đảm bảo toàn vẹn.
Chi Phí
- Nhà cung cấp: 1-5 triệu VNĐ/năm.
- Ổ cứng: 500.000-2 triệu VNĐ.
- Đám mây cá nhân: 100.000-500.000 VNĐ/năm.
Ví dụ Thực Tế
Một công ty logistics tại Hà Nội lưu trữ hóa đơn trên hệ
thống Viettel, sao lưu trên ổ cứng 1TB, và tải một bản lên Google Drive, đảm
bảo an toàn dữ liệu.
4. Lợi Ích Của Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử
4.1. Tiết Kiệm Chi Phí
- Loại bỏ chi phí tủ hồ sơ, giấy in, và nhân sự quản lý
(tiết kiệm 2-5 triệu VNĐ/năm cho doanh nghiệp nhỏ).
- Giảm chi phí khôi phục dữ liệu so với hóa đơn giấy (thất
lạc, hư hỏng).
Ví dụ thực tế: Một cửa hàng tại Đà Lạt tiết kiệm 2 triệu VNĐ/năm chi phí
lưu trữ sau khi chuyển sang dùng hệ thống MISA.
4.2. Tăng Hiệu Quả Tra Cứu
- Tra cứu hóa đơn trong vài giây qua phần mềm hoặc đám mây,
so với vài giờ với hóa đơn giấy.
- Hỗ trợ kiểm tra thuế nhanh chóng, giảm thời gian đối
chiếu.
Ví dụ thực tế: Một công ty tại TP.HCM tra cứu hóa đơn trên hệ thống VNPT
trong 30 giây, đáp ứng yêu cầu kiểm tra của cơ quan thuế.
4.3. Bảo Mật Và An Toàn
- Dữ liệu được mã hóa, ngăn chặn truy cập trái phép.
- Sao lưu định kỳ giảm rủi ro mất dữ liệu do sự cố kỹ thuật.
Ví dụ thực tế: Một doanh nghiệp tại Cần Thơ khôi phục 5.000 hóa đơn từ
Google Drive sau sự cố máy tính, tránh thiệt hại tài chính.
4.4. Bảo Vệ Môi Trường
- Giảm sử dụng giấy, tiết kiệm tài nguyên (ước tính 300.000
tấn giấy/năm tại Việt Nam).
- Góp phần vào chiến lược chuyển đổi số và phát triển bền
vững.
Ví dụ thực tế: Một siêu thị tại Hà Nội giảm 100.000 tờ giấy/tháng nhờ lưu
trữ hóa đơn điện tử, đóng góp cho môi trường.
5. Ví Dụ Thực Tế Về Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử
5.1. Ngành Bán Lẻ
Một siêu thị tại TP.HCM sử dụng hệ thống VNPT để lưu trữ
20.000 hóa đơn/năm trên đám mây. Hóa đơn được phân loại theo tháng, dễ dàng tra
cứu qua mã QR, và sao lưu trên ổ cứng 1TB mỗi quý.
Kết quả:
Tiết kiệm 5 triệu VNĐ/năm, đáp ứng kiểm tra thuế trong 1 giờ.
5.2. Ngành Dịch Vụ
Một công ty du lịch tại Hà Nội lưu trữ hóa đơn trên hệ thống
MISA và Google Drive. Hóa đơn được gửi cho khách qua email, đồng thời lưu file
XML để đối chiếu thuế.
Kết quả:
Giảm 3 triệu VNĐ/năm chi phí lưu trữ, tăng 20% hài lòng của khách.
5.3. Ngành Sản Xuất
Một nhà máy tại Đà Nẵng lưu trữ 100.000 hóa đơn/năm trên máy
chủ nội bộ, tích hợp với SAP. Hệ thống tự động sao lưu hàng tuần, đảm bảo an
toàn dữ liệu.
Kết quả:
Giảm 40% thời gian tra cứu hóa đơn, đảm bảo bảo mật cao.
5.4. Hộ Kinh Doanh Cá Thể
Một tiệm tạp hóa tại Nha Trang lưu trữ 1.500 hóa đơn/năm
trên ổ cứng 500GB và Google Drive. Chủ tiệm sao lưu hàng tháng, dễ dàng xuất
trình khi cơ quan thuế kiểm tra.
Kết quả:
Tiết kiệm 1 triệu VNĐ/năm, tuân thủ pháp luật.
6. Các Lưu Ý Khi Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử
6.1. Đảm Bảo Tuân Thủ Pháp Luật
- Lưu trữ cả file XML và PDF, đảm bảo toàn vẹn dữ liệu.
- Kiểm tra thời gian lưu trữ (tối thiểu 10 năm) để tránh vi phạm.
- Sẵn sàng xuất trình hóa đơn trong 24-48 giờ khi cơ quan
thuế yêu cầu.
Ví dụ thực tế: Một công ty tại Hà Nội lưu trữ hóa đơn trên hệ thống
Viettel, xuất trình 1.000 hóa đơn trong 1 giờ khi kiểm tra thuế.
6.2. Bảo Mật Dữ Liệu
- Sử dụng phần mềm từ nhà cung cấp uy tín (MISA, VNPT,
Viettel).
- Thiết lập mật khẩu mạnh cho tài khoản đám mây hoặc máy
chủ.
- Không chia sẻ thông tin truy cập (chữ ký số, tài khoản đám
mây) với người không liên quan.
Ví dụ thực tế: Một cửa hàng tại Đà Lạt đặt mật khẩu cho Google Drive,
ngăn chặn truy cập trái phép vào 2.000 hóa đơn.
6.3. Sao Lưu Định Kỳ
- Sao lưu hóa đơn hàng tháng hoặc quý trên ổ cứng, đám mây,
hoặc máy chủ phụ.
- Kiểm tra dữ liệu sao lưu để đảm bảo không bị lỗi hoặc mất
mát.
- Lưu trữ ở nhiều nơi (đám mây, ổ cứng) để tăng độ an toàn.
Ví dụ thực tế: Một công ty tại Cần Thơ sao lưu hóa đơn trên ổ cứng và
OneDrive, khôi phục thành công sau sự cố server.
6.4. Xử Lý Sự Cố
- Liên hệ nhà cung cấp phần mềm (MISA: 1900 8677, VNPT: 1800
1260) nếu mất dữ liệu.
- Lưu số hotline cơ quan thuế (1800 1525) để được hỗ trợ.
- Kiểm tra hệ thống định kỳ (hàng quý) để phát hiện lỗi sớm.
Ví dụ thực tế: Một quán ăn tại TP.HCM liên hệ VNPT để khôi phục 500 hóa
đơn sau lỗi hệ thống, hoàn thành trong 2 giờ.
Kết Luận
Lưu trữ hóa đơn điện tử là một phần quan trọng trong quy
trình sử dụng hóa đơn điện tử, giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, tiết kiệm
chi phí, và đảm bảo an toàn dữ liệu. Với các phương pháp lưu trữ như hệ thống
nhà cung cấp, máy chủ nội bộ, ổ cứng, đám mây cá nhân, hoặc kết hợp, doanh
nghiệp có thể lựa chọn giải pháp phù hợp với quy mô và nhu cầu. Việc lưu trữ
đúng cách không chỉ đáp ứng yêu cầu pháp lý (tối thiểu 10 năm) mà còn mang lại
hiệu quả tra cứu, bảo mật, và bảo vệ môi trường. Hãy bắt đầu ngay hôm nay bằng
cách chọn nhà cung cấp uy tín (MISA, VNPT, Viettel), thiết lập hệ thống lưu
trữ, và sao lưu định kỳ để đảm bảo an toàn dữ liệu. Với sự chuẩn bị kỹ lưỡng và
tuân thủ quy định, bạn sẽ lưu trữ hóa đơn điện tử hiệu quả, góp phần xây dựng
một môi trường kinh doanh hiện đại, minh bạch, và bền vững!
Nguồn: MatKinh.net
