Hóa đơn điện tử (e-invoice) đã trở thành công cụ không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh tại Việt Nam, đặc biệt kể từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 1/7/2022. Việc phát hành hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn mang lại hiệu quả vượt trội về chi phí, thời gian và tính minh bạch. Tuy nhiên, để phát hành hóa đơn điện tử đúng quy định và hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình cụ thể. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình phát hành hóa đơn điện tử, bao gồm các bước thực hiện, quy định pháp luật, lợi ích, ví dụ thực tế, và các lưu ý quan trọng, nhằm giúp doanh nghiệp và cá nhân áp dụng thành công.
1. Hóa Đơn Điện Tử Là Gì?
1.1. Định Nghĩa
Hóa đơn điện tử là hóa đơn được lập, gửi, nhận, lưu trữ và
quản lý dưới dạng dữ liệu điện tử, thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy truyền
thống. Theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa
đơn điện tử là tài liệu số có giá trị pháp lý, chứa thông tin về giao dịch mua
bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ, được ký điện tử bởi bên bán và tích hợp với
hệ thống của cơ quan thuế.
1.2. Đặc Điểm Của Hóa Đơn Điện Tử
Định dạng số: Được tạo dưới dạng file XML (đáp ứng chuẩn kỹ thuật) và
thường kèm file PDF để hiển thị.
Chữ ký số: Có chữ ký điện tử của bên bán, đảm bảo tính xác thực và
toàn vẹn dữ liệu.
Mã cơ quan thuế: Có thể có mã (được cấp khi đăng ký) hoặc không có mã (do
doanh nghiệp tự phát hành).
Tích hợp hệ thống thuế: Kết nối trực tiếp với Tổng cục
Thuế, cho phép tra cứu và báo cáo theo thời gian thực.
Lưu trữ lâu dài: Lưu trữ tối thiểu 10 năm trên hệ thống điện tử, thay vì
cất giữ bản giấy.
Ví dụ thực tế: Một cửa hàng thời trang tại Hà Nội sử dụng phần mềm VNPT
để phát hành hóa đơn điện tử, gửi file PDF qua email cho khách hàng, kèm mã QR
để kiểm tra tính hợp pháp.
1.3. Phân Loại Hóa Đơn Điện Tử
Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) điện tử: Dành cho doanh nghiệp kê khai thuế
theo phương pháp khấu trừ, bao gồm thông tin thuế suất và VAT.
Hóa đơn bán hàng điện tử: Dành cho doanh nghiệp, hộ kinh
doanh theo phương pháp trực tiếp, không kê khai VAT.
Ví dụ thực tế: Một công ty xây dựng tại TP.HCM phát hành hóa đơn VAT điện
tử cho đối tác, trong khi một tiệm bánh tại Đà Nẵng dùng hóa đơn bán hàng điện
tử cho khách lẻ.
2. Quy Trình Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử
Quy trình phát hành hóa đơn điện tử bao gồm 6 bước chính, từ
chuẩn bị cơ sở hạ tầng đến lưu trữ và báo cáo. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết
từng bước.
2.1. Bước 1: Đăng Ký Sử Dụng Hóa Đơn
Điện Tử Với Cơ Quan Thuế
Mục Đích
Đăng ký với Tổng cục Thuế để được cấp phép sử dụng hóa đơn
điện tử, đảm bảo tính hợp pháp.
Quy Trình Thực Hiện
1. Chuẩn bị thông tin: Thu thập thông tin doanh nghiệp (tên, mã số thuế, địa chỉ,
email, số điện thoại).
2. Nộp mẫu đăng ký: Điền mẫu 01/ĐKTĐT (theo Thông tư 78/2021/TT-BTC) trên Cổng
thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (etax.gov.vn).
3. Chọn hình thức hóa đơn:
- Hóa đơn có mã của cơ quan thuế: Phù hợp cho doanh nghiệp
nhỏ hoặc không có hệ thống kế toán hiện đại.
- Hóa đơn không có mã: Dành cho doanh nghiệp có hệ thống
công nghệ thông tin đủ mạnh, tự phát hành hóa đơn.
4. Nộp hồ sơ: Gửi hồ sơ qua etax.gov.vn, kèm chữ ký số của doanh nghiệp.
5. Nhận kết quả: Cơ quan thuế phản hồi trong 1-2 ngày làm việc, cấp mã hóa
đơn (nếu chọn hóa đơn có mã) hoặc phê duyệt đăng ký.
Chi Phí
- Miễn phí đăng ký trên etax.gov.vn.
- Chi phí chữ ký số: 1-3 triệu VNĐ/năm (tùy nhà cung cấp như
Viettel-CA, VNPT-CA).
Thời Gian
- Hoàn thành trong 1-3 ngày, tùy tốc độ xét duyệt của cơ
quan thuế.
Ví dụ thực tế: Một công ty tại Cần Thơ nộp mẫu 01/ĐKTĐT qua etax.gov.vn,
chọn hóa đơn có mã, và nhận phê duyệt sau 2 ngày.
2.2. Bước 2: Lựa Chọn Nhà Cung Cấp
Phần Mềm Hóa Đơn Điện Tử
Mục Đích
Ký hợp đồng với nhà cung cấp phần mềm uy tín để hỗ trợ lập,
phát hành, và quản lý hóa đơn điện tử.
Quy Trình Thực Hiện
1. Nghiên cứu nhà cung cấp: So sánh các nhà cung cấp phổ biến
như MISA, VNPT, Viettel, BKAV dựa trên giá, tính năng, và độ ổn định.
- MISA:
Phù hợp doanh nghiệp vừa và nhỏ, tích hợp kế toán, giá 1,5-3 triệu VNĐ/năm.
- VNPT:
Hệ thống ổn định, giá 1-2 triệu VNĐ/năm, phù hợp doanh nghiệp lớn.
- Viettel: Bảo mật cao, giá 1,2-2,5 triệu VNĐ/năm, hỗ trợ chữ ký số.
- BKAV:
Giá cạnh tranh, 1-2 triệu VNĐ/năm, dễ dùng cho hộ kinh doanh.
2. Ký hợp đồng: Liên hệ nhà cung cấp (qua hotline hoặc website), ký hợp
đồng dịch vụ (giá 1-5 triệu VNĐ/năm, tùy gói).
3. Cài đặt phần mềm: Tải phần mềm hoặc sử dụng nền tảng trực tuyến, tích hợp
với chữ ký số và hệ thống thuế.
Chi Phí
- Phần mềm: 1-5 triệu VNĐ/năm.
- Hỗ trợ kỹ thuật: Miễn phí hoặc 500.000-1 triệu VNĐ/năm (tùy
nhà cung cấp).
Thời Gian
- Hoàn thành trong 1-2 ngày sau khi ký hợp đồng.
Ví dụ thực tế: Một cửa hàng tại Nha Trang ký hợp đồng với Viettel (1,5
triệu VNĐ/năm), cài đặt phần mềm trong 1 ngày, và bắt đầu phát hành hóa đơn
ngay.
2.3. Bước 3: Chuẩn Bị Cơ Sở Hạ Tầng
Và Đào Tạo Nhân Viên
Mục Đích
Đảm bảo doanh nghiệp có đủ công cụ và nhân lực để phát hành
hóa đơn điện tử hiệu quả.
Quy Trình Thực Hiện
1. Chuẩn bị hạ tầng:
- Máy tính cấu hình cơ bản (giá 5-10 triệu VNĐ), kết nối
internet ổn định (giá 200.000-500.000 VNĐ/tháng).
- Chữ ký số (đã đăng ký ở bước 1).
- Tài khoản ngân hàng để thanh toán dịch vụ phần mềm.
2. Đào tạo nhân viên:
- Tổ chức khóa đào tạo ngắn (1-2 ngày, giá 500.000-1 triệu
VNĐ) do nhà cung cấp phần mềm hoặc công ty đào tạo cung cấp.
- Hướng dẫn cách lập hóa đơn, ký số, gửi hóa đơn, và xử lý
lỗi cơ bản.
3. Kiểm tra hệ thống: Chạy thử phần mềm, đảm bảo tích hợp với etax.gov.vn và chữ
ký số hoạt động bình thường.
Chi Phí
- Hạ tầng: 5-10 triệu VNĐ (máy tính, internet).
- Đào tạo: 500.000-1 triệu VNĐ/khóa.
Thời Gian
- Chuẩn bị hạ tầng: 1-2 ngày.
- Đào tạo: 1-2 ngày.
Ví dụ thực tế: Một công ty tại Hà Nội mua máy tính 7 triệu VNĐ, tổ chức
đào tạo 1 ngày cho 3 nhân viên với MISA, và kiểm tra hệ thống trong 1 ngày.
2.4. Bước 4: Lập Hóa Đơn Điện Tử
Mục Đích
Tạo hóa đơn điện tử chứa đầy đủ thông tin giao dịch theo quy
định pháp luật.
Quy Trình Thực Hiện
1. Nhập thông tin giao dịch:
- Thông tin bên bán: Tên, mã số thuế, địa chỉ, số tài khoản
ngân hàng.
- Thông tin bên mua: Tên, mã số thuế (nếu có), địa chỉ,
email.
- Chi tiết giao dịch: Tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn
giá, thuế suất, tổng tiền.
2. Kiểm tra thông tin: Sử dụng phần mềm để tự động kiểm tra lỗi (sai mã số thuế,
thiếu thông tin).
3. Ký điện tử: Nhập mã PIN chữ ký số để ký hóa đơn, đảm bảo tính hợp
pháp.
4. Tạo file hóa đơn: Phần mềm tạo file XML (dữ liệu chuẩn) và file PDF (để gửi
khách hàng).
Chi Phí
- Miễn phí (bao gồm trong gói phần mềm).
Thời Gian
- 1-3 phút/hóa đơn, tùy độ phức tạp.
Ví dụ thực tế: Một quán cà phê tại Đà Nẵng lập hóa đơn điện tử qua VNPT,
nhập thông tin khách hàng và ký số trong 2 phút, tạo file PDF gửi ngay.
2.5. Bước 5: Gửi Hóa Đơn Điện Tử Cho
Khách Hàng
Mục Đích
Chuyển hóa đơn đến khách hàng một cách nhanh chóng và tiện
lợi.
Quy Trình Thực Hiện
1. Chọn phương thức gửi:
- Email: Gửi file PDF hoặc link tra cứu hóa đơn.
- Ứng dụng: Gửi qua Zalo, Viber, hoặc cổng thông tin của nhà
cung cấp.
- In bản giấy (nếu cần): In bản thể hiện hóa đơn (không có
giá trị pháp lý) cho khách yêu cầu.
2. Gửi hóa đơn:
- Nhập email hoặc số điện thoại khách hàng vào phần mềm.
- Gửi kèm mã QR để khách tra cứu trên trang
tracuuhoadon.gdt.gov.vn.
3. Xác nhận nhận hóa đơn: Liên hệ khách hàng (qua điện thoại
hoặc tin nhắn) để đảm bảo họ nhận được hóa đơn.
Chi Phí
- Miễn phí (bao gồm trong gói phần mềm).
- In bản giấy (nếu có): 1.000-2.000 VNĐ/tờ.
Thời Gian
- 1-2 phút/hóa đơn.
Ví dụ thực tế: Một tiệm bánh tại TP.HCM gửi hóa đơn điện tử qua Zalo cho
khách, kèm mã QR, và xác nhận nhận trong 1 phút.
2.6. Bước 6: Lưu Trữ Và Báo Cáo Hóa
Đơn Điện Tử
Mục Đích
Lưu trữ hóa đơn đúng quy định và báo cáo tình hình sử dụng
cho cơ quan thuế.
Quy Trình Thực Hiện
1. Lưu trữ hóa đơn:
- Lưu file XML và PDF trên hệ thống của nhà cung cấp (đám
mây) hoặc máy chủ doanh nghiệp.
- Sao lưu định kỳ (hàng tháng) trên ổ cứng hoặc Google Drive
để phòng rủi ro.
- Đảm bảo lưu trữ tối thiểu 10 năm theo Nghị định 123/2020.
2. Báo cáo tình hình sử dụng:
- Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (mẫu BC26/AC) hàng
tháng hoặc quý qua etax.gov.vn.
- Phần mềm tự động truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế,
giảm thời gian báo cáo.
3. Kiểm tra định kỳ: Đối chiếu dữ liệu hóa đơn với cơ quan thuế để phát hiện
sai sót.
Chi Phí
- Lưu trữ: Miễn phí (bao gồm trong gói phần mềm).
- Sao lưu (nếu cần): 500.000-1 triệu VNĐ (ổ cứng 1TB).
Thời Gian
- Lưu trữ: Tự động, không mất thời gian.
- Báo cáo: 10-30 phút/tháng.
Ví dụ thực tế: Một công ty tại Nha Trang lưu trữ hóa đơn trên đám mây của
MISA, nộp báo cáo hàng tháng qua etax.gov.vn trong 15 phút.
3. Quy Định Pháp Luật Về Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử
3.1. Cơ Sở Pháp Lý
Phát hành hóa đơn điện tử tại Việt Nam được quản lý bởi:
Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14: Quy định hóa đơn điện tử là bắt
buộc từ 1/7/2022.
Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Hướng dẫn lập, phát hành, và quản
lý hóa đơn điện tử.
Thông tư 78/2021/TT-BTC: Quy định nội dung, định dạng, và
quy trình đăng ký hóa đơn điện tử.
Nghị định 119/2018/NĐ-CP: Đặt nền móng cho chuyển đổi từ hóa
đơn giấy sang hóa đơn điện tử.
Ví dụ thực tế: Một doanh nghiệp tại Cần Thơ tuân thủ Thông tư 78/2021,
đăng ký hóa đơn điện tử và phát hành đúng định dạng XML.
3.2. Yêu Cầu Đối Với Hóa Đơn Điện Tử
Nội dung bắt buộc: Tên, mã số thuế, địa chỉ của bên bán và bên mua; mô tả
hàng hóa/dịch vụ; số tiền, thuế suất, tổng thanh toán.
Chữ ký số: Sử dụng chữ ký số được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền.
Định dạng chuẩn: File XML kèm PDF, tuân thủ chuẩn của Tổng cục Thuế.
Thời gian phát hành: Trong vòng 24 giờ sau khi hoàn thành giao dịch (trừ trường
hợp đặc biệt).
3.3. Hình Phạt Nếu Vi Phạm
- Phát hành hóa đơn không đúng quy định: Phạt 4-8 triệu VNĐ
(Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
- Không phát hành hóa đơn: Phạt 10-20 triệu VNĐ.
- Sử dụng hóa đơn giả: Phạt 20-50 triệu VNĐ và truy thu
thuế.
Ví dụ thực tế: Một cửa hàng tại Đà Lạt bị phạt 6 triệu VNĐ vì phát hành
hóa đơn điện tử thiếu mã cơ quan thuế, sau đó khắc phục bằng cách đăng ký lại.
4. Lợi Ích Của Việc Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử
4.1. Tiết Kiệm Chi Phí
- Loại bỏ chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ (tiết kiệm
60-80% so với hóa đơn giấy, khoảng 2-5 triệu VNĐ/năm cho doanh nghiệp nhỏ).
- Giảm chi phí nhân sự xử lý hóa đơn (từ 5-10 triệu
VNĐ/năm).
Ví dụ thực tế: Một quán ăn tại TP.HCM tiết kiệm 3 triệu VNĐ/năm chi phí
in ấn sau khi chuyển sang hóa đơn điện tử Viettel.
4.2. Tăng Hiệu Quả
- Tự động hóa quy trình lập, gửi, nhận hóa đơn, giảm thời
gian từ vài giờ xuống vài phút.
- Tích hợp với phần mềm kế toán, giảm công sức đối chiếu dữ
liệu.
Ví dụ thực tế: Một công ty logistics tại Hà Nội tích hợp hóa đơn điện tử
MISA với phần mềm kế toán, giảm 50% thời gian xử lý hóa đơn.
4.3. Minh Bạch Và Chuyên Nghiệp
- Kết nối trực tiếp với cơ quan thuế, giảm nguy cơ gian lận.
- Gửi hóa đơn qua email hoặc ứng dụng, tạo ấn tượng chuyên
nghiệp với khách hàng.
Ví dụ thực tế: Một công ty du lịch tại Nha Trang gửi hóa đơn điện tử qua
email, tăng 20% mức độ hài lòng của khách quốc tế.
4.4. Bảo Vệ Môi Trường
- Giảm sử dụng giấy, tiết kiệm tài nguyên (ước tính 300.000
tấn giấy/năm tại Việt Nam).
- Góp phần vào chiến lược chuyển đổi số quốc gia.
Ví dụ thực tế: Một siêu thị tại Đà Nẵng chuyển sang hóa đơn điện tử, giảm
200.000 tờ giấy/tháng, góp phần bảo vệ môi trường.
5. Ví Dụ Thực Tế Về Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử
5.1. Ngành Bán Lẻ
Một siêu thị tại TP.HCM sử dụng phần mềm VNPT để phát hành
hóa đơn điện tử. Sau khi khách thanh toán, nhân viên nhập thông tin vào phần mềm,
ký số, và gửi file PDF qua email trong 2 phút. Khách hàng quét mã QR để kiểm
tra hóa đơn trên tracuuhoadon.gdt.gov.vn.
Kết quả:
Tiết kiệm 5 triệu VNĐ/năm chi phí in ấn, tăng tốc độ giao dịch.
5.2. Ngành Dịch Vụ
Một công ty logistics tại Hà Nội phát hành hóa đơn VAT điện
tử cho đối tác. Hóa đơn được gửi qua email và tự động truyền dữ liệu đến
etax.gov.vn, giảm 30% thời gian báo cáo thuế.
Kết quả:
Giảm chi phí nhân sự 3 triệu VNĐ/năm, tăng tính minh bạch.
5.3. Hộ Kinh Doanh Cá Thể
Một tiệm tạp hóa tại Cần Thơ dùng hóa đơn bán hàng điện tử
qua BKAV. Chủ tiệm lập hóa đơn trên điện thoại, gửi qua Zalo, và lưu trữ trên
đám mây, tránh phạt từ cơ quan thuế.
Kết quả:
Tiết kiệm 1 triệu VNĐ/năm, tuân thủ pháp luật.
5.4. Ngành Sản Xuất
Một nhà máy tại Đà Nẵng tích hợp hóa đơn điện tử MISA với hệ
thống ERP. Hóa đơn được phát hành tự động sau mỗi đơn hàng, gửi cho đối tác qua
email, và lưu trữ trên máy chủ.
Kết quả:
Giảm 40% thời gian xử lý hóa đơn, tăng hiệu quả vận hành.
6. Các Lưu Ý Khi Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử
6.1. Đảm Bảo Tính Hợp Pháp
- Kiểm tra chữ ký số và mã cơ quan thuế trước khi gửi hóa
đơn.
- Lập hóa đơn đúng thời hạn (24 giờ sau giao dịch).
- Lưu trữ hóa đơn tối thiểu 10 năm để phục vụ kiểm tra.
Ví dụ thực tế: Một công ty tại Hà Nội kiểm tra mã QR trên hóa đơn, phát
hiện lỗi thiếu mã thuế, và lập hóa đơn thay thế kịp thời.
6.2. Bảo Mật Thông Tin
- Sử dụng phần mềm từ nhà cung cấp uy tín (VNPT, Viettel,
MISA).
- Lưu chữ ký số ở nơi an toàn, không chia sẻ mật khẩu.
- Sao lưu dữ liệu hóa đơn trên ổ cứng hoặc đám mây (giá
500.000 VNĐ/ổ cứng 1TB).
Ví dụ thực tế: Một cửa hàng tại Đà Lạt sao lưu hóa đơn trên Google Drive,
khôi phục dữ liệu sau sự cố mất máy tính.
6.3. Xử Lý Sự Cố
Liên hệ nhà cung cấp phần mềm (MISA: 1900 8677, VNPT: 1800
1260) nếu hệ thống lỗi.
Lập hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh nếu phát hiện sai sót
(theo Thông tư 78/2021).
Lưu số hotline cơ quan thuế (1800 1525) để được hỗ trợ.
Ví dụ thực tế: Một quán ăn tại TP.HCM phát hiện hóa đơn sai số tiền, liên
hệ Viettel để lập hóa đơn thay thế trong 1 giờ.
6.4. Đào Tạo Và Cập Nhật
Đào tạo nhân viên định kỳ (1-2 lần/năm, giá 500.000
VNĐ/khóa) để cập nhật quy định mới.
Nâng cấp phần mềm khi có phiên bản mới để đảm bảo tương
thích với etax.gov.vn.
Theo dõi thông báo từ Tổng cục Thuế để nắm bắt thay đổi pháp
luật.
Ví dụ thực tế: Một công ty tại Nha Trang đào tạo nhân viên năm 2024, cập
nhật quy định mới từ Thông tư 78/2021, tránh lỗi phát hành hóa đơn.
Kết Luận
Phát hành hóa đơn điện tử là một quy trình đơn giản, hiệu
quả, và bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, và hộ kinh doanh
tại Việt Nam. Với 6 bước cụ thể – từ đăng ký với cơ quan thuế, chọn nhà cung
cấp phần mềm, chuẩn bị hạ tầng, lập hóa đơn, gửi hóa đơn, đến lưu trữ và báo
cáo – doanh nghiệp có thể triển khai hóa đơn điện tử một cách dễ dàng và tuân
thủ pháp luật. Việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ tiết kiệm chi phí, tăng
hiệu quả, và nâng cao tính minh bạch mà còn góp phần vào chiến lược chuyển đổi
số quốc gia. Hãy bắt đầu ngay hôm nay bằng cách đăng ký trên etax.gov.vn, chọn phần
mềm uy tín như MISA, VNPT, hoặc Viettel, và đào tạo nhân viên để tối ưu hóa quy
trình. Với sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ quy định, bạn sẽ phát hành hóa đơn
điện tử thành công, góp phần xây dựng một môi trường kinh doanh hiện đại, minh
bạch, và bền vững!
Nguồn: MayTheu.com
